Das papierlose Büro

Die Digitalisierung kommt und ist bereits voll im Gange. Doch nur wenige Unternehmen haben die Idee bisher umsetzen können. Trotz diversen Softwares, die den Papierkram erleichtern sollen, scheint der Verbrauch nicht wirklich zu schrumpfen.

Welche Vorteile bietet mir denn das papierlose Büro?

  • Viel mehr Platz! Wegfall von Aktenschränken, Ablagen, Aktenordner etc.
  • Alle Daten sind zentral an einem Ort und von überall aus abrufbar
  • Der manuelle Transport innerhalb der Organisation entfällt – effizientere Bearbeitung.
  • Umweltschonend
  • Nachhaltigere Nutzung der vorhandenen Ressourcen

 

Welche Schritte sind nötig für ein papierloses Büro?

Ein Unternehmen, das papierlos werden möchte, muss die Prozesse, bei denen Papier verwendet wird und auch entsteht, aufschreiben. Diese Prozesse sollten klar formuliert und besprochen werden. Anschließend sollten sie hinsichtlich ihrer Notwendigkeit (ob rein interne oder gesetzliche Anforderungen) diskutiert werden.  

Hier eine kleine Auflistung, wie man vorgehen kann:

  • Alle vorhandenen, archivierten Dokumente digitalisieren und in einer angemessenen Struktur archivieren
  • Ausreichenden Speicherplatz bereitstellen, um die Dokumente online über eine Cloud oder mittels eines eigenen Servers zu speichern
  • Alle Dokumente elektronisch übermitteln
  • Rechtssichere elektronische Signaturen entwerfen – Thema: Digitale Signaturen
  • Überflüssige Dokumente datenschutzkonform vernichten
  • Ein umfassendes System der digitalen Dokumentenmanagements installieren und Mitarbeiter in dessen Anwendung einweisen.

 

Auch wir bei HSEQ Experts sind (fast) papierlos – warum überhaupt?

Als Dienstleister im Bereich HSEQ liegt es in unserer Verantwortung ökologisch und umweltfreundlich zu arbeiten und somit ein Vorbild für unsere Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern zu sein.

Gleichzeitig bildet das papierlose Büro das Fundament, um das Konzept des flexiblen Büros umzusetzen und somit unseren Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden zu sein, sondern von überall aus tätig sein zu können. Mitarbeiter sind somit in der Lage – auch vom Homeoffice aus - dezentral in verschiedenen Projektgruppen zu arbeiten, ohne physisch vor Ort sein zum müssen.